【体験版JBI オンラインスタディ [超入門]   

FileMaker のレコード蓄積

*前のセクションでお話ししたうち、ここでは「データ蓄積」について解説します。一般的なワードで分かりやすく「データ」としていますが、データベース的には「レコード」なので「レコード蓄積」として進めます。

◆ 手動か自動でレコードを蓄積

◉ 手動でレコードを蓄積する

新規レコード作成により、レコードを1件ずつ追加します。最も一般的な、ごく通常の方法です。

自動でレコードを蓄積する

よく使う方法として、次の2つがあります。

  • インポートして一括でレコードを追加する方法

  • スクリプトという自動化機能によってレコードを追加する方法

この2つについて、以下に解説していきます。*実践スタディでは簡単な実践にとどめます。頭でっかちになりすぎないよう、「こういうものか」と分かる程度の感じにします。


◆ インポートして一括でレコードを追加する方法



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◆ インポート時は ID の重複に注意

インポートしたレコードの購入記録ID には「1」から「6」まであります。これは良くない事態です。

なぜ良くない事態かというと、インポートする前から既に ID が「1」から「6」までのレコードが存在しているからです。

確認ですが、ID は重複しないユニークな ID にする必要があります。(理由は『FileMaker の基本と特徴 [3]』の「◆ なぜ「購入記録ID」を作ったか」で解説しています。)

本当に重複しているかどうか確認するため、少し特殊な検索を行ってみます。

検索モードにします。

購入記録ID の検索用フィールドに「!」(ビックリマーク)を入力します。

重複確認は「演算子」のプルダウンにもありますが、詳しくは後のセクションで解説します。

検索実行すると、確かに購入記録ID が重複するレコードが存在しています。

これはやはり良くない状態なので、正しい状態にしたいところです。

ID を書き換えるのは更なるミスを招くので、インポートをやり直すのが賢明です。まずはインポートしたレコードを削除するところから行います。


インポートをやり直す



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シリアル番号を使ったユニーク ID について



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◆ スクリプトという自動化機能によってレコードを追加する方法

FileMaker には「スクリプト」という自動化の機能が備わっています。エクセルで言うとマクロに近いと思います。

「スクリプト」と聞くと難しく感じますが、シンプルなものであればすごく簡単です。


メニューバー「スクリプト > スクリプトワークスペース」をクリックします。

なんだか訳が分からないウインドウが開きます。ポイントといいますか、ヒントは FileMaker の Claris 社は Apple の子会社ということ。

何やら、左上に「押してみたまえ」と言わんばかりの「新規スクリプト」ボタンが一つあります。

クリックしてみると、「そらな、ちゃんと用意してあるんだよ」と言わんばかりに画面が賑やかになります。さすが、Apple さん、です。

「新規スクリプト」のところを「新規レコード追加」などと書き換えます。すると、上と左の両方が変わりました。

これは「スクリプト名」です。スクリプトに名前をつけてあげると、何を操作しているスクリプトなのかが分かります。

もし、「新規」まで入力して確定されてしまったら、左のスクリプト名の上で右クリックすると「名前変更」があるので、適宜変更してください。

スクリプトに名前をつけたら、次はステップを入れていきます。

右側の一覧から探して、真ん中の白い部分に入れ込むことをします。


今回やりたいのは「レコードの新規追加」です。「レコード」のところを開けてみます。

「新規レコード/検索条件」というもの(「ステップ」と呼ぶ)が見つかりましたでしょうか?

そのステップをダブルクリックします。

真ん中の白いところに入り込んだでしょうか。

新規レコードを作成するだけなら、これで完了です。そんなに難しくはないと思いますが、いかがでしょうか。

で、これをどうするのか、です。

まずは、スクリプトを保存します。スクリプト名のところに「★」マークが出ているときは編集中ということです。

右クリックで「保存」をします。

(メニューバー「ファイル > スクリプトの保存」もありますが「右クリック > 保存」または ctrl + S のショートカットがラクです。)

「★」が消えたら保存完了。

ではスクリプトを実際に実行してみます。


スクリプトを実行する



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◆ 高度なツール

上でスクリプトを実行する際、あなたの画面で「デバッグ」ボタンが出ていないことにお気づきだったかもしれません。

「デバッグ」はスクリプトを検証するのに役立ちますが、このボタンを出すには「高度なツールを使用する」というチェックボックスにチェックを入れる必要があります。

これは FileMaker の画面でも出ていないことがあります。「高度なツール」にチェックが入っていると、メニューバーに「ツール」という項目が現れます。(現在は「ツール」が無いと思います。)

色々と便利なことも多いので、「高度なツールを使用する」にチェックをいれます。

メニューバー「編集 > 環境設定」をクリックします。Mac の場合は「FileMaker > 環境設定」にあります。

設定ダイアログが出たら、下の方に「高度なツールを使用する」があるのでチェックを入れます。

FileMaker を再起動すると、スクリプトのデバッガボタンやメニューバーに「ツール」が現れます。再起動は、FileMaker を一旦すべて閉じて、もう一度開き直します。(パソコンを再起動する必要はありません。)

もし分からなかったら何でもご質問ください。


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